Εκατοντάδες φάκελοι του αρχείου της Πολεοδομίας του Δήμου Βόλου στοιβάζονται σε τραπέζια, ράφια, καρέκλες, ακόμη και σε καρότσια σούπερ μάρκετ, στο υπόγειο και το ισόγειο του κτιρίου Σπίρερ. Στην εποχή της ψηφιακής διακυβέρνησης, το αρχείο της Υπηρεσίας Δόμησης στον Βόλο παρουσιάζει εικόνα της δεκαετίας του ’60.
Στο υπόγειο οι φάκελοι είναι σκορπισμένοι παντού, εκτός από το πάτωμα, και η υγρασία δημιουργεί έντονη δυσοσμία λόγω του χαρτιού. Λόγω έλλειψης χώρου, ένα «βουνό» από φακέλους έχει συγκεντρωθεί και στο ισόγειο του κτιρίου Σπίρερ.
Το ΤΕΕ Μαγνησίας έχει επισημάνει αρκετές φορές το πρόβλημα, μετά από διαμαρτυρίες των μηχανικών ότι υφίστανται τεράστια ταλαιπωρία και δεν μπορούν να εξυπηρετηθούν από την υπηρεσία.
